Raak het overzicht niet kwijt!

Lange werktijden zijn niet alleen voor je privéleven een uitputtingsslag, ook je gemoedsrust lijdt eronder. Sterker nog: als je niet op tijd de knop omdraait, lig je zelfs in je bed nog ‘werken’. Vaak is wat extra doen thuis helemaal geen probleem, zolang je maar overzicht houdt. We kunnen de probleem ’denkers’ dan ook in een aantal categorieën onderverdelen:

Je bent een lijstjes maniak

Oplossing:
Stel je hebt overal lijstjes voor. Het houdt je georganiseerd en voorkomt stress, denk je. Mis. Vaak hebben we door de verschillende dragers, zoals organizers, mobieltjes, PDA’s, juist verschillende lijstjes en is het overzicht en de controle nog weg. Zorg daarom dat al je to-do-dingen op een plek verzameld zijn. Hierdoor kun je je goed concentreren op een ding tegelijk. Stel hierna prioriteiten en werk zo de lijst af. Kan iets in twee minuten klaar? Doe het dan meteen. Kun je iets afschuiven naar iemand anders? Graag. Kijk op vrijdag naar je lijst en zie hoeveel je eigenlijk in korte tijd hebt kunnen doen. Plan dan ook direct de lijst van de week erna. Scheelt weer stress en je gaat uitgerust en met een zelfverzekerd gevoel het weekend in.
Bespaarde tijd: 30 minuten per dag

Je verzuipt in het papierwerk

Oplossing:
Organiseren gaat om beslissingen kunnen en willen nemen. Bedenk daarbij hoeveel werk je hebt en hoeveel tijd je daarvoor uit kunt trekken. Bij papier speelt het volume natuurlijk een grote rol. Het is letterlijk vaak een enorme stapel. Zorg daarom dat je orde krijgt. Dit kun je doen door vier stapels te maken: Afmaken, doorgeven, opbergen en wegsmijten. Met de laatste stapel kan dit dus direct gebeuren. Bij het opbergen moet je ook niet te veel categorieën maken. Het gaat niet om ‘waar moet dit bij’, het gaat om ‘waar kan ik het vinden?’ Bedenk ook: ‘moet ik dit nu wel uitprinten, of kan het ook alleen op de harde schijf?’ Na het opruimen voel je je direct een stuk eh… opgeruimder.
Bespaarde tijd: 1 tot 2 uur per week.

E-mail is je echte ‘baas’

Oplossing:
Werknemers ontvangen gemiddeld 50 tot 100 mailtjes per dag. 80% hiervan is spam of onzinnige info. Word daarom vriendjes met je deleteknop. Mocht de informatie toch belangrijk zijn en je kunt meteen reageren: doen! Kans is anders groot dat je het vergeet. Maak er een gewoonte van dat je aan het einde van de dag de mailtjes delete die je niet meer hoeft te lezen. Een goede truuk om de massa mail te verdelen is folders maken. Maak voor iedere dag een aparte folder en plaats op maandag de mailtjes in de dagfolder wanneer er actie moet worden ondernomen. Probeer ook maar viermaal op een werkdag je mail te checken. Pak ook eens vaker de telefoon in plaats van een email-ping-pong. Vaak bespaar je zo een hoop tijd.
Bespaarde tijd: 15 minuten per uur!

Je neemt je werk mee naar huis

Oplossing:
Wanneer je steeds werk mee naar huis neemt zijn er een aantal mogelijkheden: A: Je kunt de hoeveelheid werk niet zo goed handelen als je had gedacht. B: Je hebt teveel werk voor een persoon. Praat in dat geval eens met je manager. Thuis verder werken kan ervoor zorgen dat je privesituatie onder spanning komt te staan en je zelf ook niet voldoende rust krijgt. Ga daarom ook regelmatig een weekendje eruit. Zonder telefoon het liefst en zeker zonder computer. Het werk mag en moet leuk zijn, maar dat vooral ook blijven.  

Bespaarde tijd: 3 uur per dag

   

Reacties